1.0 Propósito
Esta Política implementa la Política provisional de conflicto de intereses del Departamento de Energía (Department of Energy, DOE) para asistencia financiera, FAL 2022-02 con fecha 20 de diciembre de 2021 (“Política provisional de conflicto de intereses del DOE”), estableciendo estándares que proporcionen una expectativa razonable de que el diseño, la conducta y la presentación de informes de proyectos financiados total o parcialmente en virtud de las adjudicaciones de asistencia financiera del DOE (p. ej., una subvención, acuerdo cooperativo o acuerdo de inversión en tecnología) estarán libres de parcialidades como resultado de conflictos de intereses financieros o conflictos de intereses organizacionales.
2.0 Comentarios
Los comentarios son un elemento crítico de la mejora continua. Para proporcionar comentarios sobre esta Política, envíe un correo electrónico a Adam Balfour a BalfourAdam@bfusa.com.
3.0 Aplicabilidad
Esta Política es una política corporativa que se aplica a todos los empleados, independientemente del departamento, puesto o función, cuando Bridgestone Americas Tire Operations (“BATO”) solicita o recibe una concesión de asistencia financiera del DOE, así como a los destinatarios secundarios de BATO. Los empleados sujetos a requisitos para divulgar intereses financieros significativos se limitan a los investigadores, según se define ese término en esta Política. Esta Política y la Política provisional de conflictos de intereses del DOE no se aplican a las solicitudes de la Oficina de Energía Indígena y la Investigación de Innovación para Pequeñas Empresas (Small Business Innovation Research, SBIR)/Transferencia de Tecnología para Pequeñas Empresas (Small Business Technology Transfer, STTR) de Fase I y a las concesiones de asistencia financiera.
4.0 Definiciones
Las definiciones de los términos utilizados en esta política aparecen en el Apéndice A.
5.0 Conflictos de intereses financieros (FCOI) del investigador
5.1 Descripción general de los requisitos de la política de BATO
BATO mantendrá esta Política sobre conflictos de intereses financieros que cumpla con la Política provisional de conflictos de intereses del DOE, y pondrá dicha política a disposición a través de un sitio web de acceso público.
Se informa a cada Investigador sobre la Política de BATO, las responsabilidades del Investigador con respecto a la divulgación de intereses financieros significativos y la Política de grupos de interés provisionales del DOE; y BATO requiere que cada Investigador complete la capacitación sobre estas antes de participar en proyectos relacionados con cualquier concesión de asistencia financiera del DOE y al menos cada cuatro años, e inmediatamente cuando se aplique cualquiera de las siguientes circunstancias:
(1) BATO revisa esta Política o los procedimientos relacionados de cualquier manera que afecte los requisitos de los Investigadores,
(2) Un Investigador es nuevo en BATO.
(3) BATO considera que un Investigador no cumple con esta Política o con un plan de gestión relacionado.
Si BATO lleva a cabo la concesión del DOE a través o con la ayuda de uno o más destinatario secundario, BATO debe tomar las medidas razonables para garantizar que cada Investigador subbeneficiario cumpla con esta Política al hacer lo siguiente:
(1) Incorporar como parte de un acuerdo escrito con el destinatario secundario los términos que establezcan si la política de conflicto de intereses financieros de BATO o la del subbeneficiario se aplicará a los investigadores del destinatario secundario.
a. Si los investigadores del destinatario secundario deben cumplir con la política de conflicto de intereses financieros del destinatario secundario, el destinatario secundario certificará como parte del acuerdo mencionado anteriormente que su política cumple con esta Política provisional de conflictos de intereses del DOE y el destinatario secundario pondrá dicha política a disposición a través de un sitio web de acceso público. Si el destinatario secundario no tiene presencia actual en un sitio web de acceso público (y solo en esos casos), el beneficiario secundario pondrá su política escrita a disposición de cualquier solicitante dentro de los cinco días hábiles posteriores a una solicitud. Si el destinatario secundario no puede proporcionar dicha certificación, el acuerdo establecerá que los Investigadores del destinatario secundario están sujetos a la política de conflicto de intereses financieros de BATO para divulgar conflictos de intereses financieros.
b. Además, si los investigadores del destinatario secundario deben cumplir con la política de conflicto de intereses financieros del destinatario secundario, el acuerdo mencionado anteriormente especificará los períodos para los que el destinatario secundario informe todos los conflictos de intereses financieros identificados a BATO. Dichos períodos serán suficientes para permitir que BATO proporcione informes oportunos de conflictos de intereses financieros (Financial Conflicts of Interest, FCOI), según sea necesario, al DOE, según lo requerido por esta Política provisional de conflicto de intereses del DOE.
c. Alternativamente, si los Investigadores del destinatario secundario deben cumplir con la política de conflicto de intereses financieros de BATO, el acuerdo mencionado anteriormente especificará los períodos para que el destinatario secundario presente todas las divulgaciones del Investigador de intereses financieros significativos a BATO. Dichos períodos serán suficientes para permitir que BATO cumpla oportunamente con sus obligaciones de revisión, gestión y presentación de informes en virtud de esta Política provisional de conflictos de intereses del DOE.
(2) Proporcionar informes de FCOI a la Oficina del Programa del DOE con respecto a todos los conflictos de intereses financieros de todos los Investigadores destinatarios secundarios de conformidad con esta Política, es decir, antes del gasto de fondos y dentro de los sesenta días de cualquier FCOI identificado posteriormente.
BATO designa al equipo de Cumplimiento Corporativo en el Departamento Jurídico como sus ejecutivos para solicitar y revisar las divulgaciones de intereses financieros significativos de cada Investigador que planea participar o está participando en el proyecto financiado en virtud de una adjudicación del DOE, incluidas las divulgaciones de los Investigadores destinatarios secundarios. BATO, a través de la provisión de la Política provisional de conflictos de intereses del DOE a sus ejecutivos designados, proporciona pautas para que dicho ejecutivo determine si el interés financiero significativo de un Investigador está relacionado con un proyecto financiado en virtud de una concesión del DOE y, si está relacionado, si el interés financiero significativo es un conflicto de intereses financieros.
5.2 Divulgaciones del investigador
Cada Investigador que planee participar en la concesión del DOE debe divulgar al equipo de Cumplimiento Corporativo de BATO en el Departamento Jurídico los intereses financieros significativos del Investigador (y los del cónyuge e hijos dependientes del Investigador). Se proporcionará un formulario de interés financiero significativo (Significative Financial Interest, SFI) y divulgación de viajes patrocinados, sustancialmente similar a la plantilla inicial adjunta a esta Política, a todos los empleados aplicables que califiquen como Investigadores de conformidad con los términos de un Anuncio de oportunidad de financiación (Funding Opportunity Announcements, FOA) o una concesión. En caso de que BATO busque agregar un Investigador después del momento de la solicitud, el Investigador debe realizar dichas divulgaciones antes de participar en un proyecto financiado en virtud de una concesión del DOE.
Cada Investigador que participe en la concesión del DOE debe presentar una divulgación actualizada de intereses financieros significativos al menos una vez al año, de acuerdo con el período específico prescrito por el ejecutivo designado de BATO, durante el período de la concesión. Dicha divulgación incluirá cualquier información que no se haya divulgado inicialmente, o en una posterior divulgación de intereses financieros significativos (por ejemplo, cualquier conflicto de intereses financieros identificado en una concesión del DOE que se haya transferido de otra entidad no federal), e incluirá información actualizada con respecto a cualquier interés financiero significativo divulgado previamente (por ejemplo, el valor actualizado de una participación accionaria divulgada antes).
Cada Investigador que participe en la concesión del DOE debe presentar una divulgación actualizada de intereses financieros significativos dentro de los treinta días de descubrir o adquirir (p. ej., a través de la compra, el matrimonio o la herencia) un nuevo interés financiero significativo.
Cada divulgación y divulgación actualizada debe ser firmada y fechada por el investigador e incluir una declaración de certificación que diga lo siguiente:
“Comprendo que esta Divulgación es necesaria para obtener financiamiento del Gobierno de los EE. UU. Yo, [Nombre completo y cargo], certifico a mi leal saber y entender que la información contenida en esta Declaración de divulgación es verdadera, completa y precisa. Comprendo que cualquier información falsa, ficticia o fraudulenta, declaraciones falsas, medias veracidades u omisiones de cualquier hecho material puede someterme a sanciones penales, civiles o administrativas por fraude, declaraciones falsas, reclamaciones falsas o de otro tipo. (Título 18 del Código de los Estados Unidos [United States Code, U.S.C.], Art. 1001 y 287, y Título 31 del U.S.C., Art. 3729-3730 y 3801-3812). Asimismo, comprendo y acepto que (1) las declaraciones realizadas en el presente documento son importantes para la decisión de financiamiento del gobierno de los EE. UU., y (2) tengo la responsabilidad de actualizar las divulgaciones durante el período de ejecución de la concesión en caso de que cambien las circunstancias que afecten las respuestas proporcionadas anteriormente”.
BATO puede involucrar al Investigador en la determinación de los ejecutivos designados de si un interés financiero significativo está relacionado con el proyecto financiado en virtud de la adjudicación del DOE. El incumplimiento de los requisitos de divulgación o la tergiversación intencional en dichas divulgaciones puede someter a un investigador a medidas disciplinarias que pueden incluir hasta la finalización de la relación laboral. Además, los Investigadores deben tener en cuenta que cualquier información falsa, ficticia o fraudulenta, o la omisión de cualquier hecho sustancial, en una divulgación, informe u otro registro requerido en virtud de la Política provisional de conflictos de intereses del DOE puede estar sujeta a sanciones penales, civiles o administrativas por fraude, declaraciones falsas, reclamaciones falsas o de otro tipo. (Título 18 del Código de los EE. UU., Artículos 287 y 1001; y Título 31, 3729-3730 y 3801-3812).
5.3 Gestión y presentación de informes
Descripción general
El interés financiero significativo de un Investigador está relacionado con un proyecto financiado en virtud de una concesión del DOE cuando BATO, a través de sus ejecutivos designados, determina razonablemente que el interés financiero significativo podría verse afectado por el proyecto, podría afectar el proyecto, está en una entidad cuyo interés financiero podría afectar el proyecto o está en una entidad cuyo interés financiero podría verse afectado por el proyecto. BATO puede involucrar al Investigador en la determinación de los ejecutivos designados de si un interés financiero significativo está relacionado con el proyecto financiado en virtud de la adjudicación del DOE. Existe un conflicto de intereses financieros cuando BATO, a través de sus ejecutivos designados, determina razonablemente que el interés financiero significativo podría afectar de manera directa y significativa el propósito, el diseño, la realización o la presentación de informes del proyecto financiado en virtud de una concesión del DOE.
BATO tomará las medidas que sean necesarias para gestionar los conflictos de intereses financieros, incluido cualquier conflicto financiero de un Investigador destinatario secundario. La gestión de un conflicto de intereses financiero identificado requiere el desarrollo y la implementación de un plan de gestión y, si es necesario, una revisión retrospectiva y un informe de mitigación.
BATO mantendrá registros relacionados con todas las divulgaciones de intereses financieros por parte del Investigador y la revisión y respuesta de BATO a dichas divulgaciones (ya sea que una divulgación haya dado lugar o no a la determinación de BATO de un conflicto de intereses financieros) y todas las acciones en virtud de esta Política durante el período especificado en el Título 2 del Código de Regulaciones Federales (Code of Federal Regulations, CFR), Artículos 200.334 o, cuando corresponda, a partir de otras fechas especificadas en los términos y las condiciones de concesión individuales.
Esta Política establece mecanismos de aplicación adecuados y establece sanciones para los empleados u otras acciones administrativas para garantizar el cumplimiento del Investigador, según corresponda.
BATO certificará, antes de la concesión, lo siguiente:
(1) Tiene vigente un proceso administrativo actualizado, escrito y aplicado para identificar y gestionar conflictos de intereses con respecto a todos los proyectos para los cuales se solicita o recibe financiamiento de asistencia financiera del DOE.
(2) Promoverá y hará cumplir al Investigador los requisitos de esta Política, incluidos aquellos relacionados con la divulgación de intereses financieros significativos.
(3) Gestionará los conflictos de intereses financieros y proporcionará informes de FCOI iniciales y continuos al DOE de conformidad con esta Política.
(4) Acepta poner la información a disposición del DOE, de inmediato a solicitud, en relación con cualquier divulgación de intereses financieros por parte del Investigador y la revisión y respuesta de dicha divulgación por parte de la entidad no federal, ya sea que la divulgación haya dado lugar o no a la determinación de la entidad no federal de un conflicto de intereses financieros.
(5) Deberá cumplir plenamente con los requisitos de esta Política.
Procedimientos
(a) Gestión de conflictos de intereses financieros.
(1) Antes del gasto de BATO de cualquier fondo en virtud de una adjudicación del DOE, los ejecutivos designados de BATO deberán: de conformidad con la Sección IV(f): revisar todas las divulgaciones del Investigador de intereses financieros significativos; determinar si alguna de las divulgaciones se relaciona con el proyecto financiado en virtud de la adjudicación del DOE; determinar si existe un conflicto de intereses financiero; y, si es así, desarrollar e implementar un plan de gestión que especifique las acciones que se ha tomado y se tomarán para gestionar dicho conflicto de intereses financieros. Una lista no exclusiva de condiciones o restricciones, una o más de las cuales podrían imponerse para manejar un conflicto de intereses financieros, incluye lo siguiente:
(i) divulgación pública del conflicto de intereses financieros (p. ej., al presentar o publicar el proyecto);
(ii) para proyectos que involucren sujetos humanos, divulgación de conflictos de intereses financieros directamente a los participantes;
(iii) nombramiento de un monitor independiente o comité de supervisión capaz de tomar medidas para proteger el propósito, el diseño, la realización y la presentación de informes del proyecto contra parcialidades que resulten del conflicto de intereses financiero;
(iv) modificación del plan del proyecto;
(v) cambio de personal o responsabilidades del personal, o descalificación del personal para participar en la totalidad o una parte del proyecto;
(vi) reducción o eliminación de la participación financiera (p. ej., venta de una participación accionaria); o
(vii) desvinculación de relaciones que crean conflictos de intereses financieros.
(2) Siempre que, en el transcurso de un proyecto en curso financiado bajo una adjudicación del DOE, un Investigador que es nuevo en participar en el proyecto divulga un interés financiero significativo o un Investigador existente divulga un nuevo interés financiero significativo a BATO, los ejecutivos designados de BATO deberán, dentro de los sesenta días, revisar la divulgación; determinar si está relacionada con el proyecto financiado en virtud de la concesión del DOE; determinar si existe un conflicto de intereses financiero; y, si es así, implementar, al menos de forma provisional, un plan de gestión que especificará las acciones que se han tomado y se tomarán para gestionar dicho conflicto de intereses financieros. Dependiendo de la naturaleza del interés financiero significativo, BATO puede determinar que se necesitan medidas provisionales adicionales con respecto a la participación del Investigador en el proyecto financiado en virtud de la concesión del DOE entre la fecha de divulgación y la finalización de la revisión de BATO.
(3) Siempre que BATO identifique un interés financiero significativo que no haya sido divulgado oportunamente por un Investigador o, por cualquier motivo, no fue revisado previamente por BATO durante un proyecto en curso financiado bajo una concesión del DOE (p. ej., no fue revisado o informado oportunamente por un destinatario secundario), los ejecutivos designados, dentro de los sesenta días, revisarán el interés financiero significativo; determinarán si está relacionado con el proyecto financiado en virtud de una concesión del DOE; determinarán si existe un conflicto de intereses financiero; y, si es así:
(i) Implementarán, al menos de forma provisional, un plan de gestión que especifique las medidas que se han tomado y se tomarán para gestionar dicho conflicto de intereses financieros en el futuro;
(ii) (A) Además, siempre que no se identifique o gestione oportunamente un conflicto de intereses financieros, incluido el hecho de que el Investigador no divulgue un interés financiero significativo que BATO determine que constituye un conflicto de intereses financieros; el hecho de que BATO no revise o administre dicho conflicto de intereses financiero; o el incumplimiento por parte del investigador de un plan de gestión de conflictos de intereses financieros, el funcionario designado de BATO deberá, dentro de los 120 días de la determinación de incumplimiento de BATO, completar una revisión retrospectiva de las actividades del investigador y del proyecto financiado en virtud de la concesión del DOE para determinar si alguna actividad del proyecto, o parte de esta, durante el período de incumplimiento, tuvo parcialidad en el propósito, el diseño, la conducta o la presentación de informes de dicho proyecto.
(B) BATO debe documentar la revisión retrospectiva; dicha documentación incluirá, entre otros, todos los siguientes elementos clave:
(1) número de concesión del DOE;
(2) título del proyecto;
(3) investigador principal (IP) o IP de contacto si se utiliza un modelo de IP múltiple;
(4) nombre del investigador con el FCOI;
(5) nombre de la entidad con la que el Investigador tiene un conflicto de intereses financiero;
(6) motivo(s) de la revisión retrospectiva;
(7) metodología detallada utilizada para la revisión retrospectiva (p. ej., metodología del proceso de revisión, composición del panel de revisión, documentos revisados);
(8) hallazgos de la revisión; y
(9) conclusiones de la revisión.
(iii) En función de los resultados de la revisión retrospectiva, si corresponde, BATO actualizará el informe de FCOI presentado previamente, especificando las medidas que se tomarán para gestionar el conflicto de intereses financieros en el futuro. Si se encuentra una parcialidad, BATO debe notificar a la Oficina del Programa del DOE de inmediato y enviar un informe de mitigación a la Oficina del Programa del DOE. El informe de mitigación debe incluir, como mínimo, los elementos clave documentados en la revisión retrospectiva anterior, una descripción del impacto de la parcialidad en el proyecto y el plan de acción o las medidas tomadas por BATO para eliminar o mitigar el efecto de la parcialidad (p. ej., impacto en el proyecto; alcance del daño realizado, incluidos los datos cualitativos y cuantitativos para respaldar cualquier daño real o futuro; análisis de si el proyecto es recuperable). A partir de entonces, BATO presentará informes de FCOI anualmente, según se especifica en otra parte de esta Política Las Oficinas del Programa del DOE pueden, por el texto de los Anuncios de oportunidad de financiamiento (FOA) o por término y condición de la concesión, requerir una presentación de informes más frecuentes para los premios. Dependiendo de la naturaleza del conflicto de interés financiero, BATO puede determinar que se necesitan medidas provisionales adicionales con respecto a la participación del Investigador en el proyecto financiado en virtud de la adjudicación del DOE entre la fecha en que se determina el conflicto de interés o el incumplimiento del Investigador y la finalización de la revisión retrospectiva de BATO.
(4) Siempre que BATO implemente un plan de gestión de conformidad con esta Política, BATO supervisará el cumplimiento del Investigador con el plan de gestión de forma continua hasta la finalización de la concesión del DOE.
(5) (i) Antes de que BATO gaste cualquier fondo en virtud de una concesión del DOE, BATO garantizará la accesibilidad pública, a través de una respuesta escrita a cualquier solicitante dentro de los cinco días hábiles de una solicitud de la información relacionada con cualquier interés financiero significativo divulgado a BATO que cumpla con los siguientes tres criterios:
(A) el interés financiero significativo aún es mantenido por el personal sénior/clave según se define en esta Política;
(B) BATO determinó que el interés financiero significativo está relacionado con el proyecto financiado en virtud de la adjudicación del DOE; y
(C) BATO determinó que el interés financiero significativo es un conflicto de intereses financieros.
(ii) La información que BATO pone a disposición a través de una respuesta por escrito a cualquier solicitante dentro de los cinco días hábiles de una solicitud; incluirá, como mínimo, lo siguiente: el nombre del investigador; el cargo y la función del Investigador con respecto al proyecto; el nombre de la entidad en la que se mantiene el interés financiero significativo; la naturaleza del interés financiero significativo; y el valor aproximado en dólares del interés financiero significativo (se permiten rangos en dólares: $0-$4,999; $5,000-$9,999; $10,000-$19,999; montos entre $20,000-$100,000 en incrementos de $20,000; montos superiores a $100,000 en incrementos de $50,000), o una declaración de que el interés es aquel cuyo valor no puede determinarse fácilmente a través de la referencia a precios públicos u otras medidas razonables de valor justo de mercado.
(iii)(A) Si BATO utiliza un sitio web de acceso público para los fines de esta subsección, la información que BATO publique se actualizará al menos una vez al año. Además, BATO actualizará el sitio web dentro de los sesenta días de la recepción o identificación de información por parte de BATO con respecto a cualquier interés financiero significativo adicional del personal sénior/clave para el proyecto financiado en virtud de la concesión del DOE que no se haya divulgado previamente, o tras la divulgación de un interés financiero significativo del personal sénior/clave nuevo en el proyecto, si BATO determina que el interés financiero significativo está relacionado con el proyecto y es un conflicto de intereses financieros. El sitio web deberá tener en cuenta que la información proporcionada está actualizada a la fecha indicada y está sujeta a actualizaciones, al menos una vez al año y dentro de los sesenta días de la identificación de BATO de un nuevo conflicto de intereses financieros.
(B) Si BATO responde a solicitudes escritas a los fines de esta subsección, BATO anotará en su respuesta escrita que la información proporcionada está actualizada a la fecha de la correspondencia y está sujeta a actualizaciones, al menos una vez al año y dentro de los sesenta días de la identificación de BATO de un nuevo conflicto de intereses financieros, que debe ser pedido posteriormente por el solicitante.
(iv) La información relativa a los intereses financieros significativos de una persona sujeta al párrafo (a)(5) de esta sección permanecerá disponible, para las respuestas a solicitudes escritas, durante al menos tres años a partir de la fecha en que la información se actualizó más recientemente.
(b) Presentación de informes de conflictos de intereses financieros.
(1) Antes del gasto de BATO de cualquier fondo en virtud de un proyecto financiado por el DOE, el funcionario designado de BATO proporcionará a la Oficina del Programa del DOE un informe de FCOI con respecto a cualquier interés financiero significativo no administrado o inmanejable del Investigador que BATO considere conflictivo. Las Oficinas del Programa del DOE pueden, por el texto en los FOA o el término y la condición de adjudicación, exigir que el informe de FCOI de BATO también enumere cualquier interés financiero significativo del Investigador que BATO considere conflictivo y abordado por un plan de gestión de acuerdo con esta Política.
BATO proporcionará, a solicitud, informes de FCOI y documentación de respaldo sobre cualquier interés financiero significativo que BATO considere conflictivo, independientemente de si el conflicto se ha gestionado, mitigado o eliminado o no. En los casos en que BATO identifique un conflicto de intereses financiero y lo elimine antes del gasto de fondos otorgados por el DOE, BATO no presentará un informe de FCOI a la Oficina del Programa del DOE.
(2) Para cualquier interés financiero significativo que BATO identifique como conflictivo posterior al informe inicial de FCOI de BATO durante un proyecto en curso financiado en virtud de un del DOE (p. ej., tras la participación de un Investigador que sea nuevo en el proyecto), el funcionario designado de BATO deberá hacer lo siguiente:
(i) (Aplicable cuando una Oficina del Programa del DOE requiere que BATO incluya solo FCOI del Investigador no administrados o no manejables en el Informe de FCOI) Proporcionar al DOE dentro de los sesenta días un informe de FCOI con respecto al conflicto de intereses financieros si el ejecutivo designado del BATO determina que el FCOI no es manejable. De conformidad con el párrafo (a)(3)(ii) de esta sección, cuando dicho informe de FCOI involucre un interés financiero significativo que no haya sido divulgado oportunamente por un Investigador o, por cualquier motivo, no fue revisado ni gestionado previamente por BATO (p. ej., no fue revisado o informado oportunamente por un destinatario secundario), BATO también debe completar una revisión retrospectiva para determinar si algún proyecto financiado en virtud de una concesión del DOE o una parte de este realizado antes de la identificación del conflicto de intereses financiero era parcial en el propósito, diseño, conducta, o presentación de informes de dicho proyecto. Además, de conformidad con el párrafo (a)(3)(iii) de esta sección, si se encuentra una parcialidad, BATO debe notificar a la Oficina del Programa del DOE de inmediato y presentar un informe de mitigación a la Oficina del Programa del DOE.
(ii) (Aplicable cuando una Oficina del Programa del DOE requiere que BATO incluya todos los FCOI del Investigador, incluidos los FCOI administrados y no administrados/no manejables, en el Informe de FCOI) Proporcionar al DOE dentro de los sesenta días, un informe de FCOI con respecto al conflicto de intereses financieros y garantizar que BATO haya implementado un plan de gestión de acuerdo con esta Política. De conformidad con el párrafo (a)(3)(ii) de esta sección, cuando dicho informe de FCOI involucre un interés financiero significativo que no haya sido divulgado oportunamente por un Investigador o, por cualquier motivo, no fue revisado ni gestionado previamente por BATO (p. ej., no fue revisado o informado oportunamente por un destinatario secundario), BATO también debe completar una revisión retrospectiva para determinar si algún proyecto financiado en virtud de una concesión del DOE o parte de este realizado antes de la identificación y gestión del conflicto de intereses financiero fue parcial en el propósito, diseño, conducta, o presentación de informes de dicho proyecto. Además, de conformidad con el párrafo (a)(3)(iii) de esta sección, si se encuentra una parcialidad, BATO debe notificar a la Oficina del Programa del DOE de inmediato y presentar un informe de mitigación a la Oficina del Programa del DOE.
(3) Cualquier informe de FCOI requerido en virtud de los párrafos (b)(1) o (b)(2) de esta sección deberá incluir información suficiente para permitir que el DOE comprenda la naturaleza y el alcance del conflicto financiero, y para evaluar la idoneidad del plan de gestión de BATO. Los elementos del informe de FCOI incluirán, entre otros, los siguientes:
(i) número de concesión del DOE;
(ii) IP o IP de contacto si se utiliza un modelo de IP múltiple;
(iii) nombre del Investigador con el conflicto de intereses financiero;
(iv) nombre de la entidad con la que el Investigador tiene un conflicto de intereses financieros;
(v) naturaleza de cualquier interés financiero aplicable (p. ej., capital, honorarios de consultoría, reembolso de viajes, honorarios) o relaciones o actividades externas aplicables;
(vi) valor de cualquier interés financiero aplicable (se permiten rangos en dólares: $0-$4,999; $5,000-$9,999; $10,000-$19,999; montos entre $20,000-$100,000 en incrementos de $20,000; montos superiores a $100,000 en incrementos de $50,000) o una declaración de que el interés es uno cuyo valor no puede determinarse fácilmente a través de la referencia a precios públicos u otras medidas razonables de valor justo de mercado;
(vii) una descripción de cómo el interés financiero se relaciona con el proyecto financiado en virtud de una adjudicación del DOE y la base para la determinación de BATO de que existe un conflicto con dicho proyecto; y
(viii) (Aplicable cuando una Oficina del Programa del DOE requiere que BATO incluya todos los FCOI del Investigador, incluidos los FCOI administrados y no administrados/no manejables, en el Informe de FCOI] Una descripción de los elementos clave del plan de gestión de BATO, que incluye lo siguiente:
(A) función y obligaciones principales del Investigador en conflicto en el proyecto;
(B) condiciones del plan de gestión;
(C) cómo está diseñado el plan de gestión para proteger la objetividad en el proyecto;
(D) confirmación del acuerdo del investigador con el plan de gestión;
(E) cómo se monitoreará el plan de gestión para garantizar el cumplimiento del Investigador; y
(F) otra información según sea necesario.
(4) Para cualquier conflicto de intereses financiero previamente informado por BATO con respecto a un proyecto en curso financiado en virtud de una adjudicación del DOE, el funcionario designado de BATO proporcionará al DOE un informe anual del FCOI que aborde el estado del conflicto de intereses financiero y, si corresponde, cualquier cambio en el plan de gestión durante la adjudicación del DOE.
(5) Además del informe anual del FCOI, el DOE puede exigir que BATO presente de forma rutinaria todas o algunas divulgaciones del Investigador sobre intereses financieros en estas u otras circunstancias:
(i) como parte del monitoreo del cumplimiento de esta Política por parte de BATO;
(ii) quiebra u otra liquidación legal;
(iii) la adquisición del BATO por parte de una entidad extranjera, donde “adquisición” incluye una entidad extranjera que obtiene una participación mayoritaria en la entidad no federal; o
(iv) como se establece de otro modo en el Título 2 del CFR, Art. 200, según lo enmendado por el Título 2 del CFR, Art. 910.
6.0 Conflictos de intereses organizacionales (OCOI)
BATO se compromete a gestionar y mitigar de manera efectiva el potencial de conflicto de intereses organizacionales en las adjudicaciones de asistencia financiera del DOE. BATO debe divulgar por escrito cualquier conflicto de intereses organizacional posible o real a la Oficina del Programa del DOE. BATO debe proporcionar la divulgación al DOE en una solicitud de asistencia financiera o antes de participar en una adquisición o transacción utilizando fondos del DOE con una empresa matriz, filial u organización subsidiaria. Los elementos de la divulgación incluirán, entre otros, los siguientes:
(i) el nombre, la dirección y el sitio web (según corresponda) de la entidad que presenta un conflicto de intereses organizacional potencial o real;
(ii) la relación entre BATO y la entidad en cuestión;
(iii) la naturaleza de la adquisición anticipada u otra transacción con la organización matriz, afiliada o subsidiaria; el valor anticipado de la adquisición u otra transacción; y el fundamento para realizar la adquisición u otra transacción con una organización matriz, afiliada o subsidiaria;
(iv) el fundamento para la determinación de BATO con respecto a la existencia de un conflicto de intereses organizacional; y
(v) cómo BATO evitará, neutralizará o mitigará el conflicto de intereses organizacional.
Si los efectos del conflicto de intereses organizacional potencial o real no pueden evitarse, neutralizarse o mitigarse, no se puede realizar la adquisición anticipada u otra transacción con fondos del DOE. Cuando exista un conflicto de intereses organizacional que no pueda evitarse, neutralizarse o mitigarse, BATO debe adquirir bienes y servicios de otras fuentes cuando utilice fondos del DOE.
7.0 Recursos
Si el hecho de que un Investigador no cumpla con la política de conflicto de intereses financieros de BATO o un plan de gestión parece haber parcializado el propósito, el diseño, la realización o la presentación de informes del proyecto financiado en virtud de una adjudicación del DOE, BATO notificará de inmediato al DOE sobre el incumplimiento y la medida correctiva tomada o que se tomará. Además, después de que un Investigador no cumpla con la política de conflicto de intereses financieros de BATO o un plan de gestión, BATO incorporará cualquier instrucción o acción recomendada del DOE sobre cómo mantener la objetividad en el proyecto financiado en virtud del DOE, por ejemplo, exigirá que BATO haga cumplir cualquier acción correctiva aplicable antes de una concesión del DOE o cuando la transferencia de una concesión del DOE involucre a dicho Investigador.
Si BATO no divulga un conflicto de intereses organizacional al DOE antes de participar en una adquisición o transacción utilizando fondos del DOE con una empresa matriz, filial u organización subsidiaria, BATO reconoce que los costos de dicha adquisición o transacción pueden no estar permitidos. Además, si el conflicto de intereses organizacional no se evita, neutraliza o gestiona, BATO reconoce que el DOE puede determinar que la imposición de condiciones específicas de adjudicación en virtud del Título 2 del CFR, Art. 200.208 o el Título 2 del CFR, Art. 200.208 es necesaria y BATO cumplirá con dichas acciones.
Apéndice A
Términos definidos
La concesión, la concesión de asistencia financiera o la concesión federal significan lo mismo que la definición proporcionada en el Título 2 del CFR para la concesión federal.
Actividad de contratación significa un elemento organizacional que tiene la autoridad para conceder y administrar instrumentos de contratación y asistencia financiera.
La divulgación de intereses financieros significativos significa la divulgación de intereses financieros significativos por parte de una persona a BATO.
DOE significa el Departamento de Energía de los EE. UU., la Administración Nacional de Seguridad Nuclear (National Nuclear Security Administration, NNSA) y cualquier componente del DOE al que pueda delegarse la autoridad involucrada.
Oficina del Programa del DOE se refiere a la unidad organizacional del DOE, dirigida por un funcionario del Departamento que ha sido nombrado por el Presidente mediante y con el asesoramiento y consentimiento del Senado, que financia o administra las concesiones sujetas a esta política. A los fines de esta política, el término Oficina del Programa del DOE incluye la organización responsable de ejecutar las funciones de gestión del programa; la Actividad de contratación conocida; y los elementos de campo en las áreas de seguridad y salud, administrativas, de gestión y técnicas.
Conflicto de intereses financieros (FCOI) se refiere a una situación en la que un Investigador o el cónyuge o hijos dependientes del Investigador tienen un interés financiero significativo o una relación financiera que podría afectar directa y significativamente el diseño, la realización, la presentación de informes o la financiación de un proyecto.
Informe de FCOI significa el informe de BATO de un conflicto de intereses financieros a la Oficina del Programa del DOE.
Interés financiero significa cualquier cosa de valor monetario, ya sea que el valor sea fácilmente verificable o no.
Institución de Educación Superior significa lo mismo que la definición proporcionada en el Título 20 del U.S.C., Art. 1001(a).
Investigador se refiere al investigador principal (IP) y a cualquier otra persona, independientemente del cargo o puesto, que sea responsable del propósito, diseño, realización o presentación de informes de un proyecto financiado por el DOE o propuesto para el financiamiento por el DOE. Las Oficinas del Programa del DOE tienen la discreción de ampliar la definición para incluir también a cualquier persona que participe en el propósito, diseño, realización o presentación de informes de un proyecto financiado por el DOE o propuesto para financiamiento por el DOE. Dicha expansión se especificará en el anuncio de oportunidad de financiamiento aplicable o en los términos y las condiciones del premio de asistencia financiera.
Las responsabilidades de BATO del Investigador se refieren a las responsabilidades profesionales de un Investigador en nombre de BATO, que pueden incluir actividades como investigación, consulta de investigación y práctica profesional.
Administrar significa tomar medidas para abordar un conflicto de intereses financiero, que puede incluir mitigar o eliminar el conflicto de intereses, para garantizar, en la medida de lo posible, que el propósito, el diseño, la realización y la presentación de informes de un proyecto estarán libres de parcialidad.
Entidad no federal se refiere a BATO, un estado, gobierno local, tribu india, institución de educación superior, organización sin fines de lucro u organización con fines de lucro que ejecuta una concesión del DOE como beneficiario o destinatario secundario.
Funcionarios designados de BATO significa las personas designadas por BATO con la autoridad y responsabilidad de actuar en nombre de BATO para garantizar el cumplimiento de esta política y la Política provisional de conflictos de intereses del DOE.
Conflicto de intereses organizacional significa una situación en la que, debido a las relaciones con una empresa matriz, filial u organización subsidiaria, BATO no puede o parece no ser imparcial al realizar una acción de adquisición que involucra a una organización relacionada. Título 2 del CFR, Art. 200.318(c)(2).
Existe un posible conflicto de intereses cuando un observador imparcial cree razonablemente que los intereses reales o aparentes pasados, presentes o planificados actualmente podrían constituir un conflicto de intereses con un proyecto financiado en virtud de una adjudicación del DOE.
Investigador principal (IP) se refiere a un investigador principal de un proyecto financiado en virtud de una adjudicación de asistencia financiera del DOE; el IP se incluye en las definiciones de personal sénior/clave e investigador.
Proyecto significa las actividades interdependientes financiadas total o parcialmente en virtud de la adjudicación de asistencia financiera del DOE. Un proyecto tiene un punto inicial y final definido con objetivos descritos en una solicitud o en un alcance aprobado que, cuando se cumple, significa la finalización y el logro de una meta específica, y la creación de un producto, servicio o resultado único. Para las adjudicaciones que incluyen la participación en los costos del destinatario como parte del presupuesto aprobado, se incluyen las actividades financiadas con esa participación en los costos del destinatario.
Beneficiario significa una entidad, generalmente, entre otras, no federales, que recibe una concesión federal directamente de una agencia concedente federal. El término destinatario no incluye destinatarios secundarios ni personas que sean beneficiarios de la concesión.
Personal sénior/clave significa el IP; cualquier otra persona que influya significativamente en el diseño, la realización o la presentación de informes de un proyecto financiado en virtud de una concesión del DOE; y cualquier otra persona identificada como personal sénior/clave por BATO en la solicitud de asistencia financiera, el presupuesto aprobado, el informe de progreso o cualquier otro informe presentado al DOE por BATO en virtud de esta Política.
Interés financiero significativo (SFI) significa:
(1) Un interés financiero que consiste en uno o más de los siguientes intereses del Investigador (y los del cónyuge e hijos dependientes del Investigador) que parecen razonablemente estar relacionados con las responsabilidades del Investigador en relación con BATO:
(i) Con respecto a cualquier entidad extranjera o nacional que cotiza en bolsa, existe una participación financiera significativa si el valor de cualquier remuneración recibida de la entidad en los doce meses anteriores a la divulgación y el valor de cualquier participación accionaria en la entidad a la fecha de divulgación, cuando se agrega, supera los $5,000. A los fines de esta definición, la remuneración incluye el salario y cualquier pago por servicios no identificados de otro modo como salario (p. ej., honorarios de consultoría, honorarios, autoría pagada); la participación accionaria incluye cualquier acción, opción de compra de acciones u otro interés de propiedad, según se determine a través de la referencia a precios públicos u otras medidas razonables de valor justo de mercado.
(ii) Con respecto a cualquier entidad extranjera o nacional que no cotiza en bolsa, existe un interés financiero significativo si el valor de cualquier remuneración, no divulgado de otro modo como actual, pendiente, u otro apoyo, recibido de la entidad en los doce meses anteriores a la divulgación, cuando se agregan, supera los $5,000, o cuando el Investigador (o el cónyuge o los hijos dependientes del Investigador) posea alguna participación accionaria (p. ej., existencias, opción de compra de acciones, u otro interés de propiedad); (iii) Derechos e intereses de propiedad intelectual (p. ej., patentes, derechos de autor), tras la recepción de ingresos relacionados con dichos derechos e intereses.
(2) Los investigadores también deben divulgar la realización de cualquier viaje reembolsado o patrocinado (es decir, que se pague en nombre del Investigador y no se reembolse al Investigador para que el valor monetario exacto no esté fácilmente disponible) en relación con sus responsabilidades de BATO que no se informen de otro modo en las divulgaciones actuales y pendientes u otras divulgaciones de respaldo, siempre que este requisito de divulgación no se aplique a viajes que sean reembolsados o patrocinados por un estado u organismo gubernamental local de los Estados Unidos. Los detalles de esta divulgación deben incluir, como mínimo, el propósito del viaje, la identidad del patrocinador/organizador, el destino y la duración. De acuerdo con esta Política, los ejecutivos designados de BATO determinarán si se necesita más información, incluida una determinación o divulgación de valor monetario, para determinar si el viaje constituye un FCOI con el proyecto financiado en virtud de la concesión del DOE.
(3) El término interés financiero significativo no incluye los siguientes tipos de intereses financieros: salario, regalías, u otra remuneración pagada por BATO al Investigador si el Investigador está empleado actualmente o designado por BATO, incluidos los derechos de propiedad intelectual cedidos a BATO y los acuerdos para compartir regalías relacionadas con dichos derechos; cualquier participación accionaria en BATO en poder del Investigador; ingresos de instrumentos de inversión, como fondos mutuos y cuentas de jubilación, siempre y cuando el Investigador no controle directamente las decisiones de inversión tomadas en estos instrumentos; ingresos de seminarios, conferencias o compromisos de enseñanza patrocinados por un estado u organismo gubernamental local de los Estados Unidos, una institución nacional de educación superior, o un instituto de investigación nacional que esté afiliado a una institución nacional de educación superior; o ingresos provenientes del servicio en comités asesores o paneles de revisión para un organismo gubernamental federal, estatal o local de los Estados Unidos, una institución nacional de educación superior, o un instituto de investigación nacional que esté afiliado a una institución nacional de educación superior.
Programa de investigación de innovación para pequeñas empresas (Small Business Innovation Research, SBIR) y Programa de transferencia de tecnología para pequeñas empresas (Small Business Technology Transfer, STTR) se refieren a los programas de investigación externos para pequeñas empresas administrados por la Oficina de Ciencias del DOE y la Agencia de Proyectos de Investigación Avanzada: Energía y ciertas otras agencias federales en virtud de la Ley Pública 97-219, la Ley de Desarrollo de Innovación para Pequeñas Empresas, y sus enmiendas, y la Ley Pública 102-564.
Destinatario secundario se refiere a una entidad, que incluye generalmente, entre otras, entidades no federales, que recibe una subconcesión de una entidad de transferencia para llevar a cabo parte de una concesión federal, pero no incluye a una persona que es beneficiaria de dicha concesión. Un destinatario secundario también puede recibir otros premios federales directamente de una agencia concedente federal.
